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Software de gestión de proveedores con inteligencia artificial

Automatiza tus documentos de compra y controla cada pedido, albarán y factura

Docuindexa utiliza inteligencia artificial para capturar, leer y procesar automáticamente todos tus documentos de proveedores.

Comprueba que lo pedido, lo recibido y lo facturado coincida, detecta variaciones de precios en cada producto y envía la información directamente a tu software de gestión.

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Menos trabajo manual. Más control sobre tus compras Más control sobre tus compras

Inteligencia artificial aplicada a tus compras

Conciliación automática de documentos

Control de precios línea por línea

Integración con tu ERP o software de gestión

¿Cuánto tiempo dedica tu empresa a revisar documentos de proveedores?

Gestionar manualmente pedidos, albaranes y facturas obliga a comprobar documentos uno por uno, introducir datos en diferentes programas y revisar precios, cantidades e importes de forma manual.

Cuando el volumen aumenta, también aumentan los riesgos:

  • Facturas que no coinciden con los albaranes.
  • Precios diferentes a los acordados.
  • Cantidades facturadas incorrectamente.
  • Productos duplicados o no recibidos.
  • Descuentos que no se han aplicado.
  • Documentos pendientes de contabilizar.
  • Información repartida entre correos, carpetas y centros de trabajo.

Docuindexa automatiza todo este proceso y convierte cada documento de compra en información estructurada, comprobable y lista para utilizar.

De un documento recibido a una compra completamente controlada

Recibimos los documentos

Los pedidos, albaranes y facturas pueden incorporarse desde diferentes canales:

  • Aplicación móvil.
  • Correo electrónico monitorizado.
  • Escáner.
  • Carga desde ordenador.
  • Carpetas compartidas.
  • SFTP.
  • API o integración directa.

La IA lee y estructura la información

El motor de inteligencia artificial identifica automáticamente los datos de cabecera y todas las líneas del documento:

  • Proveedor.
  • Número y fecha.
  • Pedido relacionado.
  • Referencias y descripciones.
  • Cantidades.
  • Unidades.
  • Precios unitarios.
  • Descuentos.
  • Impuestos.

Bases e importes totales.

Docuindexa valida la compra

El sistema compara documentos, detecta diferencias y aplica las reglas definidas para cada empresa, proveedor o tipo de documento.

La información se integra

Los documentos y sus datos pueden exportarse o enviarse automáticamente al ERP, software contable, aplicación de compras o plataforma de gestión utilizada por la empresa.

Un motor de inteligencia artificial que entiende tus documentos

Docuindexa no se limita a digitalizar una imagen o reconocer texto.

 

Nuestra tecnología identifica la estructura de facturas, albaranes y pedidos, interpreta la información relevante y extrae cada línea de producto para convertirla en datos utilizables.

 

El sistema está preparado para trabajar con documentos de diferentes proveedores, diseños y formatos, incluso cuando la información no aparece siempre en la misma posición.

Lectura completa de cabeceras y líneas

Capturamos tanto los datos generales del documento como el detalle de cada producto, incluyendo referencias, cantidades, precios, descuentos, impuestos e importes.

Reglas adaptadas a cada empresa

Configuramos validaciones específicas según tus proveedores, documentos, centros de coste y procesos internos.

Revisión sencilla y visual

Cuando un dato necesita comprobación, el usuario puede revisar el documento y la información extraída desde una interfaz clara y fácil de utilizar.

Aprendizaje y mejora continua

La solución se adapta progresivamente a la documentación y a las particularidades de cada operación para aumentar la automatización del proceso.

Evitaría prometer un porcentaje fijo de precisión en la página salvo que dispongáis de mediciones auditables. La calidad documental, la estructura de los proveedores y la complejidad de las líneas pueden producir resultados distintos.

Conciliación automática de pedidos, albaranes y facturas

Three-way matching potenciado por inteligencia artificial

Docuindexa compara automáticamente los tres documentos principales del proceso de compra:

Pedido: qué se solicitó al proveedor.
Albarán: qué mercancía se recibió.
Factura: qué productos, cantidades y precios se están cobrando.

El sistema coteja la información y detecta automáticamente diferencias como:

  • Productos no incluidos en el pedido.
  • Cantidades recibidas o facturadas incorrectamente.
  • Precios distintos a los acordados.
  • Descuentos no aplicados.
  • Entregas parciales.
  • Facturas duplicadas.
  • Albaranes pendientes de facturar.
  • Facturas sin albarán o pedido relacionado.

Resultado: el equipo solo tiene que intervenir cuando existe una incidencia.

Detecta cualquier subida de precio de tus proveedores Control exhaustivo de cada producto y cada compra

Docuindexa analiza todas las líneas extraídas de facturas y albaranes y mantiene un histórico de los precios aplicados por cada proveedor.

Puedes identificar:

  • Subidas de precio entre diferentes compras.
  • Diferencias frente al último precio pagado.
  • Cambios en descuentos.
  • Variaciones por proveedor, producto o periodo.
  • Referencias con incrementos recurrentes.
  • Diferencias entre establecimientos o centros de coste.
  • Evolución del coste de una misma referencia.
  • Proveedores que han modificado sus condiciones.

No revisas una muestra de productos. Docuindexa puede analizar todas las líneas procesadas, permitiendo un control mucho más exhaustivo de las compras.

Aquí conviene incorporar una imagen real del módulo con:

  • Producto.
  • Proveedor.
  • Precio anterior.
  • Precio actual.
  • Porcentaje de variación.
  • Fecha.
  • Centro o empresa.

Tus documentos entran. Docuindexa hace el resto.

Aplicación móvil

Los establecimientos, almacenes o centros de trabajo pueden fotografiar albaranes y facturas en el momento de la recepción.

Monitorización de correo electrónico

Docuindexa puede recoger automáticamente los documentos enviados por proveedores o recibidos en las cuentas configuradas.

Carga web y escáner

Sube documentos desde cualquier ordenador o digitalízalos desde los dispositivos utilizados habitualmente por tu empresa.

Integraciones y API

Recibe documentos e intercambia información con otras aplicaciones mediante API, SFTP, carpetas compartidas o conectores personalizados.

Conecta Docuindexa con tu software actual

Docuindexa está diseñado para integrarse con los sistemas que ya utiliza tu empresa.

Una vez revisados o validados, los datos pueden enviarse automáticamente al ERP, programa contable, software de compras, sistema de inventario o plataforma de gestión.

Posibles conexiones:

  • ERP.
  • Software contable.
  • Programas de compras y proveedores.
  • Sistemas de inventario.
  • Plataformas de restauración y hostelería.
  • Aplicaciones desarrolladas a medida.
  • API, SFTP, Excel, CSV o JSON.

Todos los documentos de proveedores, centralizados y accesibles

Cada pedido, albarán y factura queda almacenado junto con sus datos y relaciones.

Esto permite:

  • Localizar documentos en segundos.
  • Buscar por proveedor, fecha, número o importe.
  • Consultar el contenido mediante búsquedas OCR.
  • Acceder al histórico de compras.
  • Relacionar pedidos, albaranes y facturas.
  • Controlar el estado de cada documento.
  • Establecer usuarios, roles y permisos.
  • Mantener una trazabilidad completa de revisiones y exportaciones.

Convierte el proceso de compras en un proceso controlado

Reduce el trabajo administrativo

Evita introducir manualmente los datos de pedidos, albaranes y facturas.ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

Detecta errores antes del pago

Identifica discrepancias en productos, cantidades, precios, descuentos e importes.

Controla todas las variaciones de precio

Analiza el detalle completo de los documentos y consulta el histórico de cada referencia.

Mejora la relación con los proveedores

Documenta las diferencias y dispón de información objetiva para realizar reclamaciones o negociar condiciones.

Centraliza empresas y centros de trabajo

Gestiona diferentes sociedades, establecimientos o centros de coste desde una única plataforma.

Conserva tu software actual

Integra Docuindexa con tus aplicaciones para automatizar el intercambio de documentos y datos.

Una solución adaptada a empresas con un alto volumen de compras

Restaurantes y grupos de restauración

Digitaliza los albaranes desde cada local, controla las variaciones de precio y centraliza las compras de todo el grupo.

Hoteles y cadenas hoteleras

Automatiza los documentos de proveedores, distribuye la información por hoteles o centros de coste y conecta los datos con tus sistemas.

Industria y distribución

Relaciona pedidos, recepciones y facturas para detectar diferencias antes de contabilizar o pagar.

Departamentos financieros

Automatiza la recepción, validación, aprobación y exportación de facturas de proveedores.

Gestorías y servicios administrativos

Procesa grandes volúmenes documentales y facilita el intercambio de información con los programas contables.

Mucho más que digitalizar facturas y albaranes

Inteligencia artificial especializada en documentos

Lee documentos completos y extrae información de cabeceras y líneas.

Plataforma sencilla de utilizar

Facilita la carga, revisión, consulta y validación de los documentos.

Conciliación documental automatizada

Relaciona pedidos, albaranes y facturas para localizar discrepancias.

Captura desde diferentes canales

Aplicación móvil, correo electrónico, escáner, web, carpetas y API.

Control de precios línea por línea

Analiza el histórico completo de productos y proveedores.

Integración con tu ecosistema tecnológico

Conecta la información con el software que utiliza actualmente tu empresa.

Configuración personalizada

Adapta reglas, campos, validaciones y procesos a las necesidades de cada organización.

Preguntas frecuentes

Es una solución que centraliza y automatiza los procesos relacionados con las compras y la documentación recibida de los proveedores. Docuindexa permite procesar pedidos, albaranes y facturas, extraer sus datos, detectar diferencias y conectar la información con otros sistemas empresariales.

La plataforma puede trabajar con facturas, albaranes, pedidos de compra y otros documentos asociados al proceso de aprovisionamiento.

Es la conciliación de tres vías entre el pedido de compra, el albarán de entrega y la factura del proveedor. Su objetivo es verificar que los productos, cantidades y precios solicitados coincidan con los recibidos y facturados.

Sí. La solución puede extraer tanto los datos generales como el detalle de las líneas, incluyendo descripciones, referencias, cantidades, precios, descuentos, impuestos e importes.

Docuindexa compara los precios extraídos de cada documento con el histórico disponible para esa referencia y proveedor, permitiendo localizar variaciones y consultar su evolución.

Sí. Los usuarios pueden incorporar documentos desde diferentes centros, empresas o establecimientos y centralizarlos en una misma plataforma.

Docuindexa dispone de diferentes mecanismos de integración, como API, intercambio de archivos, SFTP y conectores desarrollados según las necesidades del proyecto.

No necesariamente. Docuindexa puede funcionar como una capa de automatización documental conectada a los sistemas que la empresa ya utiliza.

Sí. Los documentos y datos extraídos pueden revisarse, validarse y corregirse antes de enviarlos al sistema de destino.

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Empieza a controlar todas tus compras con inteligencia artificial

Descubre cómo Docuindexa puede automatizar la gestión de tus pedidos, albaranes y facturas, detectar diferencias y vigilar los precios de todos tus proveedores.

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Puedes facilitarnos algunos documentos reales y te mostraremos cómo los procesa Docuindexa.

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