Software de Gestión Documental Inteligente para Empresas

Centraliza toda la documentación de tu organización, automatiza procesos y localiza cualquier archivo en segundos gracias a la inteligencia artificial y al reconocimiento óptico de caracteres (OCR) avanzado.

Docuindexa es una plataforma de gestión documental en la nube que te permite organizar, buscar y explotar la información de tu empresa de forma sencilla. Desde facturas y contratos hasta expedientes de recursos humanos o documentación legal: todo queda digitalizado, estructurado y accesible desde cualquier lugar, con la máxima seguridad.

¿Por qué tu empresa necesita una gestión documental inteligente?

En la mayoría de empresas, la documentación se dispersa entre correos, carpetas en red, archivadores físicos y criterios distintos. Eso se traduce en:

Con un software de gestión documental inteligente como Docuindexa, conviertes todo ese caos en un repositorio estructurado, con búsquedas potentes, automatización y trazabilidad de cada documento.

Funcionalidades clave de Docuindexa para tu empresa

Clasificación automática y búsqueda avanzada

Nuestro motor de gestión documental reconoce y clasifica documentos como facturas, albaranes, contratos, nóminas, expedientes, presupuestos o documentos internos.
Podrás encontrar lo que necesitas:

Por cualquier palabra contenida en el documento (gracias al OCR).
Por fechas, importes, proveedores, clientes o referencias internas.
Por categorías y tipos documentales adaptados a tu organización.

Estructura documental adaptada a cada empresa

Definimos una arquitectura documental alineada con tu realidad: áreas, departamentos, proyectos, centros de trabajo…

Algunos ejemplos de agrupación:

Financiero y contabilidad.
Compras y proveedores.
Recursos Humanos.
Legal y compliance.
Operaciones y logística.

Cada documento se integra en esta estructura de forma automática o semiautomática, evitando que la clasificación dependa solo de cada usuario.

Metadatos para explotar la información

Cada documento puede enriquecerse con metadatos relevantes: cuenta contable, responsable, centro de coste, estado, importes, fechas de vencimiento, número de expediente, etc.

Estos metadatos permiten:

Filtrar de forma muy precisa.
Construir vistas específicas por rol o departamento.
Generar informes y listados en segundos.

Flujos de aprobación (Workflow) y trabajo colaborativo

Configura flujos de trabajo para los distintos tipos de documentos:

Aprobación de facturas.
Validación de contratos.
Revisión de expedientes internos.
Circuitos específicos por departamento.

Podrás asignar responsables, definir estados (pendiente, en revisión, aprobado, archivado…) y tener siempre trazabilidad de quién ha hecho qué y cuándo.

Calendario documental y alertas de vencimientos

Minimiza riesgos con un calendario documental integrado:

Avisos de renovación de contratos.
Recordatorios de pagos pendientes.
Control de fechas clave para auditorías o inspecciones.
Alertas de caducidad de permisos, licencias o certificaciones.

El sistema envía avisos automáticos para que nada quede al azar.

Digitalización y extracción automática de datos

Docuindexa extrae de forma automática la información clave de documentos como:

Facturas y albaranes (proveedor, fecha, importe, número de documento, líneas de producto).
Contratos (fechas, partes intervinientes, importes, plazos).
Documentos recurrentes en tu actividad.

Esa información puede integrarse con tu software contable, ERP u otras aplicaciones, reduciendo drásticamente el tecleo manual y los errores.

Inteligencia Artificial aplicada a tus documentos

Incorpora la IA a tu archivo documental:

Realiza consultas en lenguaje natural sobre tu documentación (“muéstrame las facturas superiores a X euros de este trimestre”, “contratos que vencen el próximo mes”, etc.).
Define instrucciones para que el sistema sepa cómo tratar ciertos tipos documentales.
Automatiza acciones cuando se detectan anomalías o condiciones específicas.

La IA actúa como un asistente especializado que trabaja sobre tu propio archivo.

Plataforma en la nube, segura y accesible

Acceso desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
Almacenamiento cifrado y copias de seguridad.
Control de permisos por usuario/rol.
Historial de versiones y acciones para auditoría.

Casos de uso por departamento

Financiero y contabilidad

Centralización de albaranes, facturas y documentación contable.
Automatización de procesos de revisión y contabilización.
Trazabilidad completa para auditorías.

Compras y proveedores

Gestión de contratos, pedidos, albaranes y acuerdos de precios.
Visibilidad de la relación documental con cada proveedor.
Reducción del tiempo de búsqueda y validación.

Recursos Humanos

Expedientes digitales de empleados.
Gestión de contratos laborales, nóminas y documentación asociada.
Control de renovaciones y caducidades de contratos o certificados.

Legal y cumplimiento

Organización de contratos mercantiles, escrituras, pólizas, licencias.
Acceso rápido ante inspecciones o revisiones.
Control de versiones y registro de cambios.

Operaciones y logística

Gestión de documentación de transporte, logística y calidad.
Digitalización de albaranes y documentos de entrega.
Evidencias documentales siempre accesibles.

Beneficios para tu organización

Ahorro de tiempo: menos minutos buscando, más tiempo dedicando a tareas de valor.
Reducción de errores: menos clasificación manual, menos equivocaciones.
Mayor control y trazabilidad: sabes quién ha accedido o modificado cada documento.
Cumplimiento normativo más secillo: documentación estructurada y lista para auditorías.
Impulso a la digitalización: menos papel, más eficiencia y mejor imagen para clientes y partners.
Escalabilidad: el sistema crece contigo, con nuevos departamentos, sedes o líneas de negocio.

Implantación acompañada por especialistas

No solo proporcionamos tecnología: te acompañamos en todo el proceso de implantación:

Análisis de tu situación actual y tipos de documentos.
Diseño de la estructura y de las reglas de clasificación.
Configuración de flujos de trabajo y permisos.

Formación al equipo y soporte continuo.

Preguntas frecuentes

¿Docuindexa se adapta a cualquier sector o está pensado solo para un tipo de empresa?

Docuindexa está diseñado como una plataforma de gestión documental transversal.

La estructura documental, los tipos de documentos y los flujos de trabajo se configuran en función de la realidad de cada organización (finanzas, recursos humanos, legal, operaciones, etc.), de modo que puede implantarse en empresas de distintos tamaños y sectores sin necesidad de un desarrollo a medida.

¿En qué se diferencia Docuindexa de utilizar carpetas compartidas, Google Drive o Dropbox?

Herramientas como Google Drive o Dropbox son repositorios de archivos. Docuindexa, además de almacenar la documentación, la clasifica automáticamente, extrae datos relevantes, permite búsquedas avanzadas por contenido y metadatos, gestiona flujos de aprobación y genera alertas de vencimientos y tareas pendientes. Es un sistema de gestión documental completo orientado a procesos, no solo un sistema de almacenamiento.

¿Cómo se realiza la implantación y cuánto tiempo suele durar?

La implantación se estructura normalmente en varias fases: análisis de la situación documental actual, diseño de la estructura y de las reglas de clasificación, configuración de flujos de trabajo y permisos, y formación a los usuarios. La duración depende del volumen de documentos, del número de áreas implicadas y de las integraciones necesarias, pero trabajamos de forma iterativa para que podáis empezar a utilizar la plataforma desde las primeras fases del proyecto.

¿Es necesario cambiar por completo la forma de trabajar del equipo para usar Docuindexa?

No necesariamente. El enfoque de trabajo consiste en adaptar la herramienta a los procesos existentes, identificando qué tareas pueden simplificarse o automatizarse. Durante la implantación se revisan los circuitos actuales de documentos y se propone un modelo que reduzca tareas manuales y errores, manteniendo aquello que ya funciona bien. La formación inicial facilita que la adopción sea progresiva y asumible por el equipo.

¿Dónde se almacena la información y qué medidas de seguridad se aplican?

La documentación se almacena en entornos seguros, con cifrado de la información y copias de seguridad periódicas. Además, es posible definir permisos de acceso por usuario y rol, registrar las acciones realizadas sobre cada documento y configurar políticas alineadas con la normativa de protección de datos aplicable (como el RGPD). Durante la puesta en marcha se revisan estos aspectos de seguridad y cumplimiento de manera específica para cada cliente.

¿Puede integrarse Docuindexa con mi ERP, programa de contabilidad u otras herramientas de gestión?

Sí. Docuindexa puede integrarse con sistemas de gestión ya implantados en la empresa para intercambiar información relevante, como datos extraídos de facturas, estados de aprobación o referencias de clientes y proveedores. En la fase de análisis se identifican las aplicaciones con las que es interesante conectar la plataforma y se definen las integraciones más adecuadas en cada caso.

¿Qué tipo de soporte tendremos después de la implantación?

Tras la puesta en marcha, dispondréis de soporte para la resolución de incidencias técnicas y para dudas de uso, así como de acompañamiento en la mejora continua de los flujos documentales. Si es necesario, se pueden planificar revisiones periódicas para incorporar nuevos tipos de documentos, ajustar circuitos de aprobación o ampliar el alcance del proyecto a otros departamentos o centros de trabajo.

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