La digitalización de documentos y la firma electrónica se han convertido en herramientas esenciales a la hora de comenzar el proceso de transformación digital de empresas y administraciones públicas. Sin embargo, deben cumplir con ciertos requisitos y normativas para que puedan contar con validez legal.
En España, la digitalización de documentos con validez legal queda regulada por el Esquema Nacional de Interoperabilidad, concretamente por la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos.
Para profundizar más en el tema de forma técnica, pueden consultar:
- La norma completa del BOE https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13168
- La guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad https://www.hacienda.gob.es/SGT/catalogo_sefp/244_guia_aplicacion_nti_accesible.pdf
REQUISITOS PARA QUE LA DIGITALIZACIÓN TENGA VALIDEZ LEGAL
Para que un documento que ha sido digitalizado tenga la misma validez que el documento original, debe seguir un proceso concreto:
- Digitalización por un medio fotoeléctrico, de modo que se obtenga una imagen electrónica en la memoria del sistema asociado al dispositivo.
- Si procede, optimización automática de la imagen electrónica para garantizar su legibilidad, de modo que todo contenido del documento origen pueda apreciarse y sea válido para su gestión (umbralización, reorientación, eliminación de bordes negros, u otros de naturaleza análoga).
- Asignación de los metadatos al documento electrónico digitalizado.
- Si procede, firma de la imagen electrónica.
Por otro lado, es importante destacar que el documento digitalizado no tiene automáticamente la misma validez legal que el original en papel, a menos que se siga un proceso de digitalización certificado conforme a la normativa (como el mencionado anteriormente), se utilice una firma electrónica reconocida o se acompañe de una certificación notarial o se trate de una factura digital homologada por la Agencia Tributaria.
TIPOS DE FIRMA ELECTRÓNICA
Una firma electrónica es un método de identificar al firmante de un documento electrónico y demostrar su intención de aprobar o aceptar el contenido. Además, le aporta autenticidad, integridad y no repudio al documento electrónico.
Hay tres tipos de firma electrónica:
- Firma Electrónica Simple: Se considera cualquier tipo de dato que identifique al firmante sin requisitos técnicos (escribir el nombre, aceptar términos y condiciones con una casilla, etc.). Es válida legalmente en contexto de bajo riesgo, ya que su valor probatorio es bajo, así como fácilmente impugnable.
- Firma Electrónica Avanzada (AES): Identifica a la persona que firma de forma única, vinculándose tanto al firmante como al documento, detectándose así cualquier modificación posterior. Tiene alto valor probatorio y legal.
- Firma Electrónica Cualificada (QES): Emitida por un proveedor de servicios cualificados. Tiene la misma validez legal que una firma manuscrita en toda la Unión Europea y ofrece presunción legal de autenticidad ante cualquier autoridad.
Para concluir, los documentos digitalizados deben cumplir con una serie de procedimientos y utilizar una firma electrónica adecuada (según el tipo de riesgo o necesidad probatoria) para tener validez legal y cumplir una transformación digital segura y jurídicamente robusta.
En Docuindexa, nos comprometemos a que tus procesos de digitalización cumplan con todos los requisitos técnicos y legales. Si necesitas realizar una consulta o asesorarte sobre cómo digitalizar tus documentos, ¡no dudes en contactarnos!