La gestión adecuada de los documentos y su conservación es esencial para garantizar la transparencia, la eficiencia administrativa y el cumplimiento de las obligaciones legales en España. La legislación española establece una serie de normas que regulan la conservación de documentos en distintos ámbitos. A continuación, detallamos los principales requisitos legales que deben seguir las empresas y administraciones públicas.
En España conviven reglas mercantiles y tributarias: la mercantil exige guardar libros y justificantes 6 años, mientras que en materia fiscal las facturas y libros registro deben conservarse 4 años (plazo general de prescripción). Algunas materias amplían el plazo (p. ej., blanqueo: 10 años, PRL con agentes peligrosos: hasta 40). Si un mismo documento está afectado por varias normas, aplica el plazo más largo. Además, cuando el documento contenga datos personales, al finalizar el plazo se debe aplicar el bloqueo hasta que prescriban responsabilidades.
Mercantil vs. Tributario: la base del calendario
- Mercantil: Libros, correspondencia, documentación y justificantes: 6 años desde el último asiento.
- Fiscal (facturas y libros): 4 años Plazo general de prescripción tributaria (LGT arts. 66 y 67). El cómputo empieza al día siguiente de terminar el plazo reglamentario de presentación de la autoliquidación del período correspondiente; en la práctica, conviene guardar el ejercicio en curso + los 4 anteriores. (BOE)
Regla de oro: si un documento sirve tanto a fines contables como fiscales, conserva por el plazo mayor (normalmente, 6 años mercantil).
Facturas: plazos y cómo conservarlas
Plazo general
- Facturas (emitidas y recibidas), justificantes y libros registro: 4 años. (Agencia Tributaria)
Excepciones relevantes
- Bienes de inversión (IVA sujeto a regularización): conserva todo el período de regularización —habitual: 5 años para muebles (año de puesta en funcionamiento + 4), 10 años para inmuebles— y, además, 4 años tras su término. (Agencia Tributaria)
- Oro de inversión: 5 años copias de facturas y registros de esas operaciones. (Agencia Tributaria)
Reglas técnicas (electrónico/papel)
- Autenticidad, integridad y legibilidad durante todo el plazo; acceso en línea y sin demora ante requerimiento de la AEAT (aplica también a conservación electrónica). RD 1619/2012, arts. 19–23.
- Digitalización certificada (para sustituir papel por imagen digital) conforme a Orden EHA/962/2007 + Resolución AEAT 24/10/2007: permite destruir el original en papel si se cumplen los requisitos y se usa software homologado como el de Docuindexa. (BOE)
Sistemas informáticos de facturación (SIF) y VERI*FACTU
- RD 1007/2023 y art. 201 bis LGT exigen que el software garantice integridad, inalterabilidad, trazabilidad, conservación y legibilidad de los registros de facturación (RF). La AEAT precisa criterios y FAQs (no cambia el plazo fiscal de 4 años, pero sí genera registros técnicos que debes poder conservar y poner a disposición). (BOE)
- Cambios y calendario: ver actualizaciones AEAT y RD 254/2025 (ajustes de fechas y detalles de aplicación). (Agencia Tributaria)
Documentación contable y societaria
- Libros contables, cuentas anuales, actas y justificantes: 6 años (desde el último asiento). (BOE)
- Extinción de la sociedad: los liquidadores deben depositar libros y documentos en el Registro Mercantil junto con la escritura o asumir expresamente su custodia 6 años (art. 247.5 RRM; doctrina reciente de la DGSJFP). (BOE)
Documentación laboral (solo documentos)
- Registro diario de jornada (art. 34.9 ET): conservar 4 años y tenerlo a disposición de personas trabajadoras, representantes e Inspección (guía oficial del MITES). (Ministerio de Inclusión)
Sectores con plazos especiales (documentos)
- Prevención de blanqueo (PBC/FT) – sujetos obligados: 10 años de la documentación que acredite diligencia debida, operaciones y comunicaciones; transcurrido el plazo, eliminar. (Ley 10/2010, art. 25). (VERTIC)
- Sanitario – historias clínicas: conservar como mínimo 5 años desde el alta de cada proceso asistencial (Ley 41/2002, art. 17; ojo, CCAA pueden ampliar). (Comunidad de Madrid)
- PRL – exposición a agentes peligrosos:
Protección de datos (cuando el documento contiene datos personales)
Al finalizar el plazo material de conservación, procede el bloqueo: mantener los datos identificados y reservados, sin tratamiento (ni visualización), solo a disposición de autoridades para atender responsabilidades durante su prescripción (art. 32 LOPDGDD). (BOE)
Tabla-resumen (solo documentos)
| Serie documental | Plazo legal mínimo | Norma principal |
| Libros y justificantes contables | 6 años (desde último asiento) | Código de Comercio art. 30. (BOE) |
| Facturas (general) | 4 años | LGT arts. 66–67; AEAT. (BOE) |
| Facturas: bienes de inversión (IVA) | Período de regularización (5 años muebles / 10 inmuebles) + 4 | AEAT – Manual IVA. (Agencia Tributaria) |
| Facturas: oro de inversión | 5 años | AEAT – régimen oro. (Agencia Tributaria) |
| Registro diario de jornada | 4 años | ET 34.9 / MITES (Guía). (Ministerio de Inclusión) |
| PBC/FT (diligencia debida, operaciones) | 10 años y luego eliminar | Ley 10/2010 art. 25. (VERTIC) |
| Historias clínicas | ≥ 5 años (por proceso) | Ley 41/2002 art. 17. (Comunidad de Madrid) |
| PRL – biológicos | 10 / hasta 40 años | RD 664/1997 art. 9.3. (VERTIC) |
| PRL – cancerígenos/mutágenos | 40 años | RD 665/1997 art. 9. (BOE) |
| Extinción sociedad: libros/documentos | 6 años (depósito o custodia de liquidadores) | RRM art. 247.5 / DGSJFP. (BOE) |
Checklist para un archivo digital que supera auditorías
- Matriz de retención por serie documental con base legal y fecha de inicio de cómputo (p. ej., “fin plazo modelo 303 T4/2025”).
- Conservación electrónica conforme a RD 1619/2012 (autenticidad, integridad, legibilidad y acceso sin demora). (BOE)
- Digitalización certificada si eliminas papel: usa software homologado y guarda evidencias (hash/firmas, logs, sellado de tiempo). (Agencia Tributaria)
- Si usas SIF/VERI*FACTU, custodiar registros de facturación y eventos según el reglamento y FAQs AEAT. (BOE)
- Bloqueo LOPDGDD cuando vence el plazo pero aún pueden exigirse responsabilidades. (Noticias Jurídicas)
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