Actualmente en el ámbito empresarial, conservar adecuadamente los documentos es recomendable a nivel práctico, aunque también es una obligación legal. Sin embargo, muchas empresas no cuentan con la información pertinente sobre qué documentos deben guardarse y cuánto tiempo deben conservarlos.
La conservación documental es importante ya que permite a las empresas cumplir con obligaciones fiscales y legales, facilitar auditorías e inspecciones, resolver posibles reclamaciones o litigios, así como mantener un control histórico de su actividad. Además, el no conservar los documentos puede desencadenar sanciones económicas o la pérdida de información importante.
En cuanto a los plazos legales de conservación dependen fundamentalmente del tipo de documento y la normativa que se le aplique. A continuación, detallaremos los principales documentos que deben conservarse y sus plazos orientativos de conservación:
- Documentos fiscales y contables: facturas emitidas y recibidas, libros contables y registros de IVA, declaraciones fiscales, justificantes de pago, etc. El plazo de conservación es de seis años, según el Código de Comercio (art. 30).
- Documentos laborales y de Seguridad Social: contratos de trabajo, nóminas, boletines de cotización, documentación relativa a prevención de riesgos laborales, etc. El plazo de conservación es de cuatro años, según la Ley General de Seguridad Social. Si los documentos son relativos a accidentes o inspecciones se conservarían 5 años o más.
- Documentos mercantiles: estatutos, actas de juntas, contratos con proveedores o clientes, etc. El plazo de conservación seis años como normal general. Por otro lado, contratos tanto civiles como mercantiles si se requiere responsabilidad contractual, puede llegar hasta los 15 años de conservación.
- Documentación relacionada con protección de datos (RGPD): consentimientos, registros de actividades de tratamiento, cláusulas informativas, etc. El plazo de conservación comprende la duración del tratamiento y hasta que puedan derivarse sus responsabilidades legales.
La incorporación de esta técnica trae consigo facilidades empresariales como:
- Conservar documentos en formato digital con validez legal.
- Acceder a ellos de forma segura desde cualquier lugar.
- Automatizar alertas de vencimiento o eliminación.
- Reducir espacio físico y costes de almacenamiento.
- Evitar pérdidas de información por deterioro o extravío.
Además, es importante clarificar que conservar los documentos únicamente en formato digital es legal, siempre que se utilicen herramientas que aseguren la autenticidad, integridad y conservación de los documentos que se hayan digitalizado, cumpliendo con lo establecido por la Agencia Tributaria y la normativa vigente.
Tener el conocimiento de cuáles son los plazos de conservación documental es esencial para poder cumplir con la normativa. Al aplicar los servicios que ofrecemos desde Docuindexa no solo te aseguras de cumplir la ley, sino que ganas ventajas competitivas al cambiar la forma en la que gestionas tu documentación.
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