Si estás digitalizando facturas y albaranes, es normal que te encuentres con dos palabras que se usan como si fueran lo mismo: OCR e Inteligencia Artificial. Y no lo son.
La diferencia es importante porque, si eliges mal el enfoque, te puede pasar esto: “leo el documento” pero no consigo datos fiables, o “extraigo datos” pero se rompen con cualquier cambio de formato. Vamos a poner orden, sin tecnicismos.
Primero lo básico: ¿qué es OCR?
El OCR (reconocimiento óptico de caracteres) es, en esencia, un “lector” que convierte una imagen o PDF escaneado en texto.
OCR resuelve bien:
- Pasar un documento escaneado a texto “editable o copiable”.
- Leer campos visibles (siempre que se vean bien): nombres, números, fechas, importes.
- Agilizar la digitalización cuando los documentos tienen calidad aceptable (sin sombras, borrones o cortes).
OCR NO resuelve bien (por sí solo):
- Entender qué texto es “el CIF” y cuál es “el número de pedido” si el formato cambia.
- Decidir qué línea es un producto, cuál es un descuento o cuál es un comentario.
- Validar si un dato tiene sentido (por ejemplo, si el IVA cuadra, o si un total es coherente).
- Trabajar bien con documentos “reales” del día a día: escaneos torcidos, fotos de móvil, sellos, tachones, tipografías raras, etc.
Piensa en el OCR como una persona que escribe. Puede hacerlo rápido, pero no interpreta.
Entonces, ¿qué aporta la IA?
Cuando hablamos de IA en facturas y albaranes, normalmente nos referimos a modelos que interpretan el documento y estructuran la información, incluso cuando el formato cambia.
La IA resuelve bien:
- Identificar campos, aunque estén en sitios distintos según el proveedor:
- proveedor, CIF/NIF, fecha, número de factura/albarán, base imponible, IVA, total…
- Entender estructura: qué es cabecera, qué es tabla de líneas, qué es pie.
- Extraer líneas de producto con mejor criterio:
- descripción, cantidad, precio, descuento, importe línea, unidad…
- Aprender patrones (por ejemplo, tu forma de trabajar o la de tus proveedores) y mejorar con el tiempo.
- Clasificar documentos: factura vs albarán, abono, pedido, etc.
- Detectar incoherencias típicas:
- totales que no cuadran, IVA sospechoso, moneda incorrecta, duplicados, etc.
La IA NO es magia (y esto conviene decirlo claro):
- Si el documento está muy mal (borroso, cortado, ilegible), la IA tampoco hará milagros.
- Si faltan datos (por ejemplo, un albarán sin precios o sin CIF), no puede inventarlos.
- Si quieres 100% automático sin revisión, en la práctica necesitarás:
- reglas de validación y un flujo de revisión para excepciones.
- Si el proceso de negocio no está definido (qué campos necesitas, qué ERP, qué validas), la IA no “adivina” tu operativa.
Piensa en la IA como en alguien que sí interpreta, pero aun así necesita buenas entradas y un proceso.
OCR vs IA: la comparación que de verdad importa
Aquí va la forma más útil de verlo:
- OCR = convierte imagen en texto
- IA = convierte documento en datos
En facturas y albaranes, casi siempre necesitas las dos:
- OCR para leer el contenido.
- IA para entenderlo y convertirlo en información estructurada.
Casos reales: quién gana en cada situación
1) Documentos siempre iguales (mismo proveedor, mismo formato)
- OCR + plantilla/reglas puede funcionar bastante bien.
- Problema: en cuanto cambian el diseño, un pie de página o el orden de campos… se degrada.
2) Muchos proveedores y formatos distintos (lo habitual)
- Aquí la IA marca la diferencia.
- Reduce mantenimiento, aguanta variaciones y escala mejor.
3) Albaranes: el terreno “difícil”
Los albaranes suelen traer:
- tablas,
- referencias internas,
- textos abreviados,
- sellos,
- unidades poco claras,
- a veces sin precios (o con precios “no estándar”).
En este escenario:
- El OCR solo suele quedarse corto.
- La IA ayuda a interpretar líneas y a normalizar datos (cuando se puede).
Qué esperar de un buen sistema (sin venderte humo)
Si tu objetivo es ahorrar tiempo y errores, un enfoque realista para facturas y albaranes debería darte:
- Extracción automática de cabeceras y líneas de producto con alta precisión.
- Validaciones para que lo raro no se cuele (totales, IVA, duplicados).
- Revisión rápida solo de excepciones (no de todo).
- Trazabilidad: ver de dónde sale cada dato (para auditoría o control).
- Integración con tu ERP/contabilidad para que el dato no se quede “en una carpeta”.
La pregunta clave antes de elegir: ¿qué te duele más?
Te dejo 3 preguntas sencillas que aclaran qué necesitas:
- ¿Tienes pocos formatos o muchos proveedores diferentes?
- ¿Necesitas solo “texto” o necesitas “datos listos para contabilizar”?
- ¿El problema real está en la cabecera (totales/fechas) o en las líneas (productos/cantidades/precios)?
Conclusión
El OCR es imprescindible, pero se queda corto cuando necesitas automatizar de verdad facturas y albaranes. La IA aporta interpretación, estructura y control de calidad… pero tampoco hace milagros si el documento es ilegible o si faltan datos.
La clave no es “OCR o IA”. La clave es entender qué resuelve cada uno y diseñar un flujo donde:
- lo normal se automatiza,
- y lo excepcional se revisa rápido.
¿Quieres que lo aterricemos a tus documentos reales?
Puedo revisar contigo 5–10 facturas y albaranes (de distintos proveedores) y decirte:
- qué campos se pueden extraer de forma fiable,
- qué porcentaje de automatización es realista,
- y qué integraciones tendrías que preparar para tu ERP.
Escríbeme y te lo preparo (sin compromiso).