Digitalizar el archivo no es “escanear y ya está”. Piensa que escanear es solo hacer fotos a documentos y digitalizar es analizar y entender los documentos. La digitalización requiere de inventario, criterios de descarte, calidad de imagen, OCR/ICR, metadatos, seguridad, cumplimiento normativo, gestión documental y un plan de cambio organizativo. Con Docuindexa, lo puedes abordar como un proyecto llave en mano: nos encargamos de la preparación, recogida, quitado de grapas, clips etc. digitalización con OCR con IA, indexación, integración con tus sistemas, y una política de retención/expurgo que evita riesgos y ahorra tiempo y costes desde el primer mes.
Beneficios de la Digitalización Documental
Antes de iniciar la migración, es importante entender por qué digitalizar los documentos es fundamental:
- Acceso rápido y centralizado (búsquedas por texto y metadatos): de 10–15 min por consulta a <15 s.
- Ahorro de espacio (m², estanterías, cajas): liberación de zonas críticas y reducción de alquiler/archivo externo.
- Continuidad de negocio: copias, redundancia y recuperación ante incidencias.
- Cumplimiento normativo: conservación por plazos legales, digitalización certificada cuando proceda y trazabilidad de cambios.
- Automatización: clasificación inteligente, extracción de datos (facturas, albaranes, contratos, expedientes), flujos de aprobación.
- Sostenibilidad: menos papel, mensajería y transporte.
Retorno de inversión orientativo: si 20 personas consultan 8 documentos/día y pasas de 10 min a 30 s por consulta, recuperas +500 h/año (≈ +25.000 € en productividad con un coste hora de 50 €).
Plan de proyecto
- Análisis de documentos: Series documentales, volúmenes, plazos legales, riesgos y objetivos.
- Inventario y Criterios: Mapa de cajas/carpetas, descarte controlado (duplicados/obsoletos), priorización por valor/urgencia.
- Logística Recogida en dos niveles (oficinas/almacén)
- Preparación & digitalización Desgrapado, limpieza, reparación, escaner A4/A3 y gran formato (planos), control de resolución (300–400 dpi), PDF/A.
- OCR/ICR y Clasificación con IA Búsqueda full-text, campos clave por (facturas, albaranes, contratos, expedientes académicos, historiales, etc.).
- Indexación y Metadatos Normalizacióndenombres (ej.:APELLIDO_NOMBRE_ID_TIPO_FECHA.pdf), esquema de metadatos (serie, fecha, NIF, nº doc, estado, retención).
- Control de Calidad (QA) Muestreo AQL (100% críticos / 10% alto / 2% estándar), checklist de legibilidad, páginas completas, metadatos y vínculos.
- Entrega & DMS Carga en gestor documental (cloud UE u on-prem), permisos, auditoría, versiones, backups.
- Retención / Expurgo & Bloqueo Calendario por serie (mercantil 6 años; fiscal facturas 4 años; sectoriales), bloqueo y expurgo seguro al vencer plazos.
- Formación & Acompañamiento Manuales, vídeos cortos, soporte
Preparación correcta de archivo (lo que evita el 80% de los problemas)
- Eliminar duplicados y documentos caducados según calendario de retención.
- Separar especiales: documentos con grapas, planos, papel térmico, libros de gran volumen.
- Clasificar por series (contabilidad, fiscal, RR. HH., legal, operaciones, técnico, calidad).
- Identificar datos sensibles (personales/financieros) para aplicar medidas reforzadas y perfiles de acceso.
Digitalización y calidad de imagen
- Resolución: 300 dpi (texto) / 400 dpi (planos/detalle), blanco y negro optimizado o escala de grises; color cuando aporte valor.
- Formato maestro: PDF (con OCR embebido).
- Control de calidad: legibilidad, paginación completa, orientación, sin cortes, comprobación con el inventario.
- Trazabilidad técnica: logs de escáner, perfiles ICC, hash/huella y opcional.
OCR con IA, extracción y clasificación (lo que nos hace diferentes)
- OCR/ICR/OMR multilenguaje con modelos de IA.
- Software de Extracción de campos para facturas y albaranes (nº factura, proveedor, fecha, base/IVA/total, artículos/líneas), contratos (partes, fechas, importes), expedientes académicos (ID alumno, programa, fechas), planos (códigos, revisiones).
- Software propio de gestión documental.
- Validación asistida (reglas, umbrales de confianza).
- Integraciones con distintos programas de gestión.
- Aprendizaje continuo: mejoras por feedback y datasets de control.
Almacenamiento y gestor documental: Cloud Unión Europea y on-premise
- Gestor documental con permisos, clasificación automática , auditoría, retención, búsquedas y flujos de trabajo.
- Opciones: cloud en la UE (soberanía de datos) o on-premise; multi-empresa y multi-delegación.
- Backups automáticos, cifrado en tránsito y reposo, y alta disponibilidad.
Seguridad y cumplimiento
- RGPD/LOPDGDD: base jurídica, minimización, bloqueo al finalizar plazos, registro de actividades, acuerdos de encargo.
- Conservación legal: mercantil 6 años (libros/justificantes), facturas 4 años (fiscal), y especialidades sectoriales (p. ej., PRL, sanitario, PBC).
- Digitalización certificada (cuando proceda) para sustituir papel con validez probatoria.
Gestión del cambio y adopción
- Piloto por departamento (facturación, compras, RR. HH.) antes del despliegue global.
- Formación práctica (búsquedas, permisos, descargas, versiones).
- KPIs: tiempo medio de búsqueda, % OCR correcto a la primera, incidencias, documentos validados/día, ahorro en m².
Servicio integral Docuindexa
- Recogida, inventario y cadena de custodia (etiquetado y tracking en tiempo real).
- Preparación y digitalización A4/A3 y gran formato (planos de ingeniería/arquitectura).
- OCR con IA y extracción de campos clave; clasificación automática por series.
- Indexación y metadatos con tu taxonomía y nomenclatura.
- Control de calidad por muestras y 100% en series críticas.
- Software de gestión documental (UE cloud u on-prem) con permisos, auditoría, retención/expurgo y backups.
- Integraciones con ERPs/CRMs y verticales (hostelería, universidades, ingeniería, clínicas).
- Digitalización certificada y asesoría en cumplimiento.
- Formación, soporte y mejora continua (KPIs trimestrales).
Casos habituales Docuindexa
- Hostelería: digitalización de albaranes y facturas con integración a ERP.
- Universidades: expedientes académicos con metadatos (ID alumno, programa, fechas) y búsquedas por campos.
- Ingeniería/arquitectura: planos gran formato con OCR técnico y control de revisiones.
¿Quieres migrar tu archivo sin dolores de cabeza y con resultados desde el primer mes?
Hablemos. En Docuindexa nos encargamos de todo: inventario, digitalización , OCR con IA, metadatos, DMS, cumplimiento y retención/expurgo.
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