Si estás oyendo hablar de VERIFACTU, de software antifraude o de nuevos requisitos para facturar, hay una idea clave que debes tener clara desde el principio: ya no basta con emitir facturas. Lo que exige la normativa es hacerlo con un sistema que garantice integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Ese es precisamente el objetivo del marco de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF). (Agencia Tributaria)
Este cambio no es solo técnico ni meramente fiscal. Afecta a cómo se generan las facturas, cómo se corrigen, cómo se conservan y cómo puede demostrar tu empresa, llegado el momento, qué se emitió, cuándo se emitió y con qué secuencia. El Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 establece justamente los requisitos que deben cumplir los sistemas que soportan los procesos de facturación, y la Orden HAC/1177/2024 desarrolla sus especificaciones técnicas, funcionales y de contenido. (BOE)
Qué son los SIF y por qué ya no puedes mirar tu software de facturación igual
Un Sistema Informático de Facturación no es simplemente un programa que genera PDFs o imprime facturas. A efectos normativos, es el sistema que soporta la emisión de facturas y que debe operar con unas garantías concretas sobre los registros que genera. La AEAT resume que el objetivo del reglamento es asegurar que esos registros sean íntegros, conservables, accesibles, legibles, trazables e inalterables, sin interpolaciones, omisiones ni alteraciones no anotadas.
Esto cambia mucho la forma de entender la facturación en la empresa. Antes, muchas organizaciones veían el software de facturación como una herramienta administrativa más. Ahora pasa a ser una pieza crítica de control interno, trazabilidad y cumplimiento. Ya no se trata solo de “sacar la factura”; se trata de hacerlo con un sistema preparado para soportar una revisión seria.
Qué es VERIFACTU y en qué se diferencia de un sistema no verificable
La AEAT diferencia entre dos modalidades de funcionamiento dentro de este marco. Por un lado está VERIFACTU, donde el sistema remite automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria. Por otro lado están los sistemas no verificables, que no remiten esos registros en línea, pero siguen obligados a cumplir exigencias técnicas y funcionales muy estrictas.
La diferencia práctica es importante. Cuando el software opera como VERIFACTU, los registros constan en la AEAT, lo que reduce el riesgo de alteraciones posteriores y simplifica parte del esquema de control. En cambio, en los sistemas no verificables la propia AEAT señala que deben reforzarse medidas adicionales, entre ellas el registro de eventos, la firma electrónica de registros y eventos, la posibilidad de exportación y la comprobación de elementos como huella, firma y encadenamiento.
Hay además un punto que muchas empresas pasan por alto: aunque no optes por VERIFACTU, el sistema igualmente debe tener capacidad de conexión con la AEAT. La Agencia Tributaria lo dice de forma expresa: todos los SIF deben poder remitir electrónicamente los registros y, por tanto, deben estar técnicamente preparados para comunicar con la Administración tributaria.
A quién afecta esta normativa
Con carácter general, la AEAT indica que afecta a empresarios individuales, sociedades y entidades sin personalidad jurídica sujetos a IRPF por actividades económicas, Impuesto sobre Sociedades o IRNR con establecimiento permanente en España, siempre dentro del territorio de régimen común.
Ahora bien, hay exclusiones importantes. La más relevante es la de quienes están adscritos al Suministro Inmediato de Información (SII). La Agencia Tributaria indica expresamente que quienes cumplen con el SII no tienen que cumplir con el RRSIF y viceversa; son marcos distintos y excluyentes. También quedan fuera determinadas operaciones que, por su propia normativa, no deban documentarse en factura o cuenten con autorizaciones específicas para no facturar.
Qué cambia de verdad en tu empresa
La gran diferencia no está solo en el envío o no envío de registros a la AEAT. Lo que cambia es la lógica completa del sistema.
A partir de este marco, el software debe generar registros de facturación de alta y, cuando corresponda, registros de anulación. Además, una factura emitida por error no debería resolverse “borrándola” o modificando el dato directamente en la base de datos. La AEAT aclara que, si una factura fue emitida por error, el registro previo debe darse de baja mediante un registro de anulación, y si procede emitir una nueva factura correcta, esta deberá registrarse como un nuevo alta con un número o fecha de expedición diferente.
Esto enlaza con otro principio clave: no se puede alterar el registro erróneo una vez emitido. Si hay un error, debe subsanarse generando un nuevo registro, manteniendo así la trazabilidad. Esa idea es central en toda la filosofía del sistema: corregir no es editar silenciosamente, sino dejar rastro de lo ocurrido.
Para la empresa, esto supone una mejora clara en control interno. Pero también implica revisar procesos, revisar integraciones y revisar si el proveedor de software está realmente preparado. Un sistema “que factura” ya no es suficiente si no puede demostrar cómo genera, encadena, conserva y, en su caso, remite esos registros. (Agencia Tributaria)
QR y leyenda de factura verificable: qué cambia en la factura que emites
Aquí hay mucha confusión, así que conviene dejarlo claro.
La AEAT establece que todas las facturas producidas con un SIF deben llevar obligatoriamente código QR, con independencia de que el sistema opere en modalidad VERIFACTU o en modalidad no verificable. Ese QR no significa por sí mismo que la factura haya sido remitida a Hacienda; su función cambia según la modalidad usada.
La leyenda “VERIFACTU” o “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” no se incluye siempre. Solo es obligatoria cuando el sistema funciona precisamente en esa modalidad VERIFACTU. Es decir: **QR sí en todas las facturas emitidas con SIF; leyenda de factura verificable, solo cuando corresponda a VERIFACTU**.
Los plazos que debes tener en mente hoy
Este punto es especialmente delicado porque ha habido cambios recientes.
Según la nota informativa de la AEAT de 2 de febrero de 2026, tras la modificación introducida por el Real Decreto-ley 15/2025, los nuevos plazos son estos: las entidades que presentan Impuesto sobre Sociedades deberán tener adaptados sus SIF antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados tributarios antes del 1 de julio de 2027. (
Por tanto, si en tu empresa seguís trabajando con calendarios anteriores o con información no actualizada, conviene corregirlo ya. A marzo de 2026, esta es la referencia temporal publicada por la propia AEAT.
Cómo adaptarte sin improvisar
La peor estrategia aquí es esperar al último momento o limitarse a preguntar a tu proveedor “¿ya estáis adaptados?”. La adaptación real exige revisar varias capas.
Primero, debes confirmar si tu software actual va a funcionar como VERIFACTU, como sistema dual o como sistema no verificable. Esta decisión afecta a la operativa, al nivel de control y a la arquitectura del propio sistema. La AEAT deja claro además que todos los SIF deben tener capacidad de remisión a la Agencia Tributaria.
Segundo, conviene exigir al fabricante la declaración responsable del software. La AEAT indica que los productores o fabricantes deben certificar, mediante declaración responsable visible en el sistema y en cada versión, que el software cumple la Ley General Tributaria, el Reglamento y la Orden ministerial de desarrollo. Esa declaración debe identificar el sistema, su tipología, composición y funcionalidades, así como los datos del productor.
Tercero, hay que revisar si el sistema corrige facturas de la forma adecuada. Si sigue permitiendo cambios silenciosos, borrados sin rastro o alteraciones directas sobre registros ya emitidos, no estás ante una adaptación real. La lógica exigida es la de nuevos registros, anulación cuando corresponda y mantenimiento de la trazabilidad.
Cuarto, debes comprobar la salida documental: QR, leyenda cuando proceda, y adecuación de las facturas completas o simplificadas a los nuevos requisitos. Esto afecta no solo al cumplimiento, sino también a la experiencia del receptor y a la propia capacidad de verificación.
Por qué esto no va solo de cumplir, sino de gestionar mejor
Aunque muchas empresas están enfocando VERIFACTU como una obligación externa, en realidad también puede ser una oportunidad para mejorar control y reducir dependencia de procesos manuales.
Un software correctamente adaptado no solo ayuda a cumplir con Hacienda. También te da más seguridad cuando necesitas revisar operaciones, justificar secuencias de emisión, detectar errores, limitar alteraciones y reforzar la trazabilidad documental. Eso, en la práctica, significa menos riesgo operativo y más capacidad de control. La propia AEAT subraya que el marco persigue precisamente evitar omisiones, interpolaciones y alteraciones no anotadas en los sistemas.
Conclusión
VERIFACTU y SIF no son un cambio cosmético en la forma de facturar. Son un cambio de fondo en cómo debe comportarse tu software y en cómo tu empresa debe conservar la evidencia de lo que factura.
Si tu sistema no está preparado, el problema no será solo normativo. También tendrás más dependencia de tareas manuales, menos trazabilidad y más dificultad para demostrar qué pasó con cada factura. En cambio, si te adaptas bien, no solo cumples: ganas control, consistencia y capacidad de respuesta.