Extracción de datos de documentos: albaranes, líneas de producto y facturas con OCR e IA

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Carlos Aparisi
septiembre 22, 2025

Qué significa “extracción de datos” y para quién es

Cuando recibes albaranes (entregas de mercancía) o facturas, la información útil está “encerrada” en un PDF, en papel o en una foto: proveedor, fecha, número de documento, y sobre todo las líneas de producto (referencia, descripción, cantidades, precios, IVA…).

La extracción de datos inteligente de docuindexa convierte esos documentos que han sido recibidos en papel a una tabla estructurada y limpia que puedes revisar fácilmente y enviar a tus sistemas (compras, stock, contabilidad) sin teclear ningún campo ni picar datos.

Es especialmente útil si:

Gestionas muchos albaranes (p. ej., hostelería y logística con varias entregas diarias) o facturas recurrentes.
Quieres conciliar lo entregado con lo pedido y lo facturado.
Necesitas trazabilidad y menos errores humanos.

Qué datos se extraen de albaranes y facturas

Cabeceras (identificación del documento)

Proveedor,
CIF/NIF
Nº de albarán / factura
Fecha de emisión / entrega
Referencia de pedido (si existe)
Centro / local / almacén

Líneas de producto (el corazón del proceso)

Referencia / código interno
Descripción
Unidad (ud, kg, caja, lote si aplica)
Cantidad
Precios unitarios (con o sin impuestos según el proveedor)
Descuento por línea (si lo hay)
Importe de línea

Totales e impuestos

Bases imponibles por tipo de IVA
IVA / IGIC u otros impuestos
Total del documento

Cómo funciona paso a paso

Captura
Subes el documento: puede ser una foto tomada con nuestra aplicación móvil pensada especialmente para facturas, albaranes y documentos estructurados, también puede ser un PDF del proveedor o un escaneo realizado por cualquier escáner o impresora multifunción.

Recomendación: foto nítida, sin sombras, documento completo y encuadrado.

Lectura del texto (OCR)
El sistema “entiende” el documento y extrae el texto que hay en la imagen o PDF. Es como pasar de una foto a un texto legible por ordenador.
Comprensión con Inteligencia Artificial
La IA entiende qué significa cada fragmento del documento: reconoce que “Nº Alb.” es el número de albarán, identifica las líneas de producto, aunque cambie el formato del proveedor y agrupa cantidades, precios y totales.
Validación automática

Se aplican reglas inteligentes para evitar errores habituales:

Comprobación de que base + impuestos = total.
Detección de duplicados (mismo número/fecha/proveedor).
Avisos si hay IVA atípico o cantidades fuera de lo normal.
Cruce con pedidos: marca diferencias entre lo pedido y lo entregado.

4.Integración con tus sistemas

Los datos ya limpios se envían a tus herramientas: control de stock, compras, contabilidad o ERP (por ejemplo, Gstock, Ágora, SAP Business One).

Resultado: el albarán o la factura entra conciliada y lista para contabilizar o ajustar stock.

Ejemplo sencillo de resultado

Ver ejemplo aquí

Documento: Albarán

Proveedor: Coca-Cola Europacific Partners Iberia, S.L.U.

Número: 5905991324

Fecha: 19-12-2023

Local: Trattoria Casella

Líneas:

Totales:

Base Imponible: 239.80

IVA: 50.36

Total: 290.16

Con este resultado puedes revisar en segundos, exportar a Excel, Json o integrarlo automáticamente en tu ERP.

Beneficios clave para tu equipo

Rapidez: pasas de teclear línea a línea a revisar y aceptar.
Menos errores: validaciones automáticas reducen descuadres y duplicados.
Trazabilidad: cada documento queda guardado con sus datos y estado.
Control de compras y mermas: al conciliar, detectas diferencias de cantidad o precio.
Escalabilidad: da igual si son 10 o 1.000 documentos al día.
Mejor experiencia del equipo: menos tareas repetitivas, más foco en decisiones.

Errores habituales y cómo evitarlos

Fotos borrosas o cortadas
→ Usa buena iluminación y procura que el documento salga completo.

Formatos muy distintos entre proveedores
La IA se adapta, y además puedes marcar campos obligatorios (nº documento, fecha, total) y reglas por proveedor.

Totales que no cuadran
Realizamos validaciones: base/impuestos/total y detección de precios “extraños”.

Unidades confusas (kg, caja, ud)
Define un glosario y entrenamos modelos para homogeneizar unidades y referencias.

Documentos duplicados
→Puedes Habilitar un control de duplicados.

Cómo empezar en tu empresa

Define los campos mínimos que necesitas (cabecera + líneas + impuestos).
Crea un lote de pruebas con 50–100 documentos variados (proveedores, formatos, fotos y PDFs).
Decide el flujo de aprobación: quién revisa, exporta, qué hacer con excepciones.
Conecta tu ERP o herramientas (stock, compras, contabilidad).
Mide resultados: tiempos de proceso, % de incidencias, etc…

Preguntas frecuentes

¿Funciona con albaranes escritos a mano?
Sí, siempre que sean legibles. Si la letra es muy complicada, el sistema pedirá revisión humana en esos casos.

¿Y si el proveedor cambia el formato?
La IA se adapta. Además, podemos añadir reglas por proveedor para mantener la consistencia.

¿Se respetan impuestos y contabilidad?
Sí. El sistema calcula y valida bases e impuestos.

¿Es válido legalmente?
Para uso interno de compras/contabilidad, sí. Si necesitas validez probatoria, se gestiona con políticas de conservación, trazabilidad y, si aplica, digitalización certificada.

Siguiente paso: prueba con tus propios documentos

En Docuindexa te ayudamos a pasar de papel, imagenes y PDFs a datos listos para trabajar.

Sube 5 albaranes/facturas de muestra y te devolvemos un Excel con las líneas para que puedas comprobar el resultado.
Integramos con tus herramientas (Gstock, Ágora, SAP Business One, entre otras) y configuramos las validaciones que necesites.

¿Hablamos? Solicita una demo.