La digitalización certificada permite destruir las facturas originales en papel y conservar únicamente su imagen digital con validez jurídica y fiscal, siempre que el proceso y el software cumplan los requisitos fijados por la AEAT. No es “escanear y guardar”: es un procedimiento regulado que asegura autenticidad, integridad, trazabilidad y acceso «completo y sin demora» ante auditorías e inspecciones. (BOE)
¿Qué es la digitalización certificada?
Es el proceso por el que una factura en papel se convierte en un fichero digital fiel e íntegro, firmado electrónicamente y gestionado en una base de datos documental con garantías de conservación y acceso. Si se realiza con software homologado por la AEAT como el que Docuindexa dispone, el digital sustituye al papel y este último puede destruirse.
Puntos clave que exige la AEAT (síntesis práctica):
- Software de digitalización certificado (homologado) por la AEAT.
- Imagen fiel e íntegra del documento (formato estándar como PDF/A, PNG o JPEG2000, sin pérdidas). Resolución mínima: 200 ppp.
- Metadatos XMP con referencia de homologación, marca de tiempo, nombre y versión del software.
- Firma electrónica de cada imagen (y firma de la base de datos al cierre de cada período).
- Acceso completo y sin demora: visualización, búsqueda selectiva, descarga/imprenta y verificación de firmas.
- Plan de Gestión de Calidad y controles para garantizar la fidelidad del proceso.
Nota técnica: la resolución AEAT admite huellas con mínimo SHA-1; en la práctica, muchas organizaciones optan por algoritmos más robustos (p. ej., SHA-256) como buena práctica de seguridad.
Marco legal aplicable en España (actualizado)
- Orden EHA/962/2007, art. 7: define la digitalización certificada y su efecto sustitutivo del papel.
- Resolución AEAT de 24/10/2007: fija especificaciones técnicas (formatos, 200 ppp, metadatos XMP, firma, acceso, calidad).
- Reglamento de facturación – RD 1619/2012: autoriza expedición/recepción y conservación electrónica garantizando autenticidad e integridad.
- RGPD (UE 2016/679) y LOPDGDD 3/2018: tratamiento y seguridad de datos personales contenidos en las facturas.
Digitalización «normal» vs digitalización certificada de facturas
| Aspecto | Digitalización normal | Digitalización certificada (AEAT) |
| Validez jurídica | Útil operativa, no sustituye al papel | Sustituye al original con validez jurídica |
| Firma electrónica | No aplica | Obligatoria (documento y BD) |
| Software | Escáner/APP genérica | Software homologado por AEAT |
| Uso en inspecciones | Limitado | Plenamente válido |
| Custodia del papel | Obligatoria | No necesaria si se certifica |
Fuentes normativas: Orden EHA/962/2007 y Resolución AEAT 24/10/2007
Beneficios estratégicos
- Seguridad jurídica y paz ante auditorías.
- 2) Ahorro de espacio y costes logísticos.
- 3) Eficiencia: búsquedas instantáneas, teletrabajo, menos tiempos de cierre.
- 4) Trazabilidad completa.
- 5) Cumplimiento del reglamento de facturación. 6) Sostenibilidad (menos papel y transporte).
Casos de uso frecuentes
- Asesorías y contabilidad: archivo fiscal sin papel, acceso remoto del auditor.
- Construcción: consolidación de facturas y albaranes por obra con validez legal. (La Orden permite certificar “otros documentos y justificantes”).
- Sanidad/farma: conservación digital con trazabilidad reforzada (cumpliendo RGPD/LOPDGDD). (EUR-Lex)
- Administraciones: despliegues “cero papel” con requisitos de acceso y verificación.
Riesgos de “solo escanear”
- Rechazos en inspecciones por falta de certificación.
- Imposibilidad de destruir legalmente el papel.
- Costes de custodia innecesarios.
- Riesgos RGPD por procesos sin garantías.
Requisitos técnicos (checklist operativo)
- Software homologado AEAT.
- Escaneado ≥200 ppp, formato PDF/A/PNG/JPEG2000, sin pérdidas.
- Metadatos XMP (incluye referencia de homologación y marca de tiempo).
- Firma electrónica de cada imagen digital y firma de la base de datos al cierre del período.
- Acceso completo y sin demora: búsqueda por campos, visualización, descarga e impresión.
- Plan de Gestión de Calidad (mantenimiento, controles, auditoría).
Proceso recomendado (paso a paso)
- Diagnóstico: tipos de factura, volúmenes, plazos, retención y riesgos.
- Elección del software homologado y definición del plan de calidad.
- Parametrización: escáneres, perfiles (200–300 ppp), normalización, metadatos, firmas y sellado de tiempo.
- Indexación con OCR y verificación de integridad.
- Firma y cierre del período (firma de la BD).
- Conservación electrónica conforme al RD 1619/2012.
- Destrucción segura del papel (tras digitalización certificada correcta).
Preguntas frecuentes
¿Puedo destruir el papel una vez certificado? Sí. La Orden y su Resolución permiten prescindir del original en papel si se ha utilizado software homologado y se cumplen todos los requisitos.
¿Solo aplica a facturas? No. También a documentos sustitutivos y otros justificantes conservados en papel.
¿Quién puede hacer el proceso? El obligado tributario o un tercero que actúe en su nombre, siempre con software homologado.
¿Cómo te ayuda Docuindexa?
- Puesta en marcha “llave en mano” de digitalización certificada de facturas.
- Software homologado por AEAT e integración con OCR/IA para indexación por CIF, N.º factura, fecha, importe, proveedor etc.
- Firma electrónica y sellado de tiempo en cada imagen y firma de BD por períodos.
- Workflows y API
- Destrucción segura del papel, con certificación y trazabilidad.
- Acompañamiento legal y técnico para auditorías, inspecciones y RGPD/LOPDGDD.
La digitalización certificada de facturas es la vía segura y regulada para abandonar el papel en facturación: reduce costes, acelera procesos y garantiza la validez tributaria del archivo digital. Implementarla con un software homologado y un proceso auditado es la diferencia entre “tener imágenes” y tener prueba legal.
Con Docuindexa, la transición al archivo 100% digital se hace cumpliendo normativa y eliminando costes de papel y almacén, sin sobresaltos.