¿Por qué la destrucción segura es crítica para tu empresa?
En un contexto de digitalización y reducción de archivo físico, el ciclo de vida de la información no termina con el escaneo. El cierre correcto es la eliminación segura, especialmente en datos personales, financieros o confidenciales. Hacerlo bien evita sanciones, fugas y daños reputacionales, y refuerza la confianza de clientes y empleados.
Claves rápidas:
- RGPD y LOPDGDD obligan a suprimir los datos cuando cese la finalidad.
- La destrucción debe ser segura, trazable y acreditable mediante certificado de destrucción.
- Integrar digitalización + destrucción permite continuidad, trazabilidad y ahorro de espacio.
Normativa aplicable en España
- RGPD (Reglamento (UE) 2016/679): Principio de limitación del plazo de conservación y obligación de supresión segura.
- LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018): Aterriza el RGPD en España y refuerza responsabilidades y medidas de seguridad.
Cumplir no es solo “triturar”: hay que documentar el proceso, asignar responsables, auditar al proveedor y conservar el certificado de destrucción.
Métodos de destrucción y cuándo usarlos
| Método | Aplicación típica | Seguridad | Observaciones |
| Trituración (corte cruzado/microcorte) | Papel con datos personales/confidenciales | Nivel de triturado nº 5 | Reduce a partículas irreconocibles; adecuado para información sensible. |
| Destrucción industrial certificada | Grandes volúmenes | Alta | Cadena de custodia, contenedores sellados y certificado por lote. |
| Incineración controlada | Material muy sensible/no triturable | Muy alta | En instalaciones autorizadas y con evidencias ambientales. |
| Borrado seguro (software) | Ficheros en PCs, servidores, NAS | — | Sobrescritura múltiple con registro de borrado. |
| Destrucción de soportes | SSD, HDD, USB | Alta | Fragmentación física y certificado específico del soporte. |
Recomendación: combinar digitalización segura + destrucción certificada, manteniendo log de custodia y prueba de destrucción por lote.
Nuestras certificaciones y autorizaciones (Docuindexa)
- Servicio de Destrucción Confidencial y Segura certificado según UNE-EN 15713.
- Sistema de Calidad certificado según UNE-EN ISO 9001:2015.
- Miembro Especial de NAID-Europe (The National Association for Information Destruction, Inc.).
- Sistema de Gestión Ambiental certificado según UNE-EN ISO 14001:2015.
- Autorización de la Comunidad de Madrid (CAM) como Gestor de Residuos No Peligrosos.
- Autorización de la CAM como Transportista de Residuos.
- Nivel de Triturado nº 5 en los procesos de destrucción.
Con este marco, cumplimos el requisito obligado de destrucción indicado por el RGPD, aportando evidencias y certificados por cada lote tratado.
Política interna y trazabilidad: cómo demostrar cumplimiento
- Inventario y calendario de conservación por tipología (contable, RR. HH., contratos, etc.).
- Criterio de supresión: al vencer el plazo legal/operativo, activar destrucción.
- Cadena de custodia: contenedores cerrados, precintos, albaranes de retirada, registro de tiempos y rutas.
- Certificado de destrucción: fecha, método, nivel de triturado nº 5, volumen, responsable y firma.
- Evidencias: conservar certificados, contrato y encargo de tratamiento (art. 28 RGPD).
- Auditoría periódica del proceso y formación del personal.
Beneficios estratégicos
- Menos riesgo legal y reputacional.
- Ahorro de espacio y costes de archivo físico.
- Eficiencia operativa (menos información redundante).
- Mejor experiencia de auditoría (pruebas y trazabilidad).
- Integración con digitalización para acceso rápido y seguro.
Checklist operativo (para usar en tu empresa)
- Tipologías y plazos de conservación definidos.
- Procedimiento de supresión y destrucción aprobado.
- Retiradas con cadena de custodia (contenedores sellados y registro).
- Certificados de destrucción archivados por lote (nivel nº 5).
- Encargo de tratamiento RGPD firmado con el proveedor.
- Revisión/auditoría periódica y formación al equipo.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Qué implica “Nivel de Triturado nº 5”?
Un nivel elevado de seguridad que reduce el documento a partículas muy pequeñas, impidiendo su reconstrucción manual o mecánica.
¿Basta con una destructora de oficina?
Para poco volumen y si garantiza un nivel de triturado nº 5 con registro puede valer; para datos sensibles o volumen alto, utiliza servicio certificado con cadena de custodia y certificado por lote.
¿Y los discos duros/USB?
Realiza borrado seguro documentado y, preferiblemente, destrucción física del soporte con su certificado correspondiente.
¿Qué guardo tras destruir?
El certificado de destrucción, el contrato/encargo de tratamiento y el registro que justifique la supresión (fin de finalidad o vencimiento de plazo).
Cómo te ayuda Docuindexa
- Destrucción certificada (UNE-EN 15713) con nivel de triturado nº 5.
- Calidad (ISO 9001:2015) y Medio Ambiente (ISO 14001:2015) en todo el proceso.
- Miembro Especial NAID-Europe y autorizaciones CAM como Gestor y Transportista de residuos no peligrosos.
- Recogida y transporte seguro con cadena de custodia y personal identificado.
- Certificado de destrucción por lote con todos los datos exigibles.
- Integración con digitalización: escaneamos, indexamos (CIF, razón social, tipo de documento, objeto, fecha, etc.) y luego destruimos con trazabilidad completa.