Cuando una PYME sufre caos documental, casi siempre aparecen los mismos síntomas: documentos duplicados, versiones distintas del mismo archivo, carpetas “miscelánea”, facturas que no se encuentran a tiempo, contratos repartidos entre correos y WhatsApp, y un “conocimiento” que vive en la cabeza de dos personas… hasta que se van de vacaciones.
La buena noticia: poner orden no requiere empezar comprando software. Primero se define un sistema simple, se aplican reglas claras y, solo después, se decide qué herramientas ayudan a sostenerlo.
A continuación tiene una metodología práctica, paso a paso, para organizar tu archivo físico y digital desde cero, sin frenar la operativa del día a día.
Qué significa “organizar el archivo” (y qué NO)
Organizar el archivo no es “hacer carpetas bonitas”. Es conseguir que cualquier persona autorizada pueda:
- Encontrar un documento en segundos.
- Saber cuál es la versión válida.
- Conservarlo el tiempo correcto (ni menos, ni eternamente).
- Demostrar trazabilidad (quién lo creó, aprobó, envió, firmó…).
- Proteger datos (accesos, confidencialidad y eliminación segura).
Esto se logra con cuatro piezas: clasificación + reglas + responsabilidades + control.
Paso 1: Diagnóstico rápido (en 2–3 horas)
Antes de tocar archivos, debemos realizar un mapa del “desorden”:
1) Dónde vive la documentación
- Ordenadores personales
- Servidor / NAS
- Google Drive / OneDrive / Dropbox
- Correo electrónico
- ERP / contabilidad
- Papel (archivadores, cajas, almacén)
- Mensajería (WhatsApp, Teams…)
2) Qué tipos documentales se repiten
- Facturas emitidas/recibidas
- Presupuestos y pedidos
- Albaranes
- Contratos (clientes, proveedores, arrendamientos, etc.)
- RR. HH. (altas, nóminas, PRL, bajas)
- Impuestos y modelos
- Bancos
- Proyectos (ofertas, entregables, actas)
- Soporte IT (licencias, incidencias)
3) Los 10 documentos “críticos”
Elige los que más daño hacen cuando no aparecen (por ejemplo: contrato marco con cliente, última versión de una oferta, factura reclamada, certificado PRL…). Serán su primer objetivo.
Resultado del paso 1: una lista breve de ubicaciones, tipos y “dolores”.
Paso 2: Define un responsable y una regla por decisión
Para que el sistema no se rompa al mes, asigne propietarios de archivo:
- Archivo contable/fiscal → Administración/Finanzas
- Archivo laboral → RR. HH. o asesoría
- Archivo comercial → Ventas
- Archivo legal → Dirección / administración (según tamaño)
- Archivo de proyectos → Operaciones / PM
Y fija reglas mínimas:
- Quién nombra y quién “cierra” un expediente.
- Quién puede borrar y bajo qué criterio.
- Qué se guarda en “papel” y qué se guarda “digital”.
- Dónde está la fuente de la verdad (single source of truth).
Paso 3: Diseña un cuadro de clasificación simple (la columna vertebral)
Un error típico es clasificar “por personas” (Carpeta de Ana / Carpeta de Juan). Cuando cambian las personas, el archivo muere.
Clasifica por procesos y dentro por series documentales.
Ejemplo de cuadro de clasificación (PYME):
- 00_Dirección y gobierno
- 00.01_Actas y acuerdos
- 00.02_Planes y políticas
- 10_Administración y finanzas
- 10.01_Facturas emitidas
- 10.02_Facturas recibidas
- 10.03_Bancos
- 10.04_Impuestos y modelos
- 20_Comercial
- 20.01_Ofertas y presupuestos
- 20.02_Contratos clientes
- 20.03_Pedidos y pedidos aceptados
- 30_Operaciones / Proyectos
- 30.01_Expedientes de proyecto
- 30.02_Entregables y aceptación
- 40_RRHH
- 40.01_Contratos y anexos
- 40.02_Nóminas y seguros sociales
- 40.03_PRL y formación
- 50_Proveedores y compras
- 50.01_Contratos proveedores
- 50.02_Pedidos y albaranes
- 60_Legal y cumplimiento
- 60.01_RGPD (encargados, cláusulas)
- 60.02_Seguros y siniestros
- 70_IT
- 70.01_Licencias
- 70.02_Accesos y auditorías
Regla práctica: si el árbol supera 3 niveles, suele complicarse más de lo que ayuda.
Paso 4: Fija plazos de conservación (y active el expurgo)
Guardar “por si acaso” crea un archivo inmanejable y, además, puede chocar con el principio de limitación del plazo de conservación en protección de datos (conservar solo el tiempo necesario y luego suprimir/bloquear/anonimizar).
Plazos habituales (orientativos) en España
- Facturas y justificantes tributarios: obligación de conservar durante el plazo de prescripción de 4 años (regla general) y garantizando autenticidad, integridad y legibilidad.
- Libros y documentación mercantil: el art. 30 del Código de Comercio establece 6 años desde el último asiento.
- Casos especiales: la AEAT recuerda que ciertas comprobaciones pueden llegar a 10 años (p. ej., para determinados créditos fiscales / deducciones).
- Ejemplos de excepciones: ciertas facturas deben conservarse más tiempo si están vinculadas a periodos de regularización del IVA (periodo de regularización + cuatro años).
Recomendación operativa para PYMES: si no tienes un calendario de conservación, empieza con uno simple (4 / 6 / 10) y ve afinando por tipo documental y sector, con tu asesoría o dpto legal, cuando aplique.
Crea una “tabla de retención” (muy simple)
Para cada serie documental define:
- Responsable
- Dónde se guarda (repositorio oficial)
- Acceso (roles)
- Plazo de conservación
- Acción final (destrucción segura / bloqueo / archivo histórico)
- Evidencia de expurgo
Esto te permitirá “adelgazar” el archivo de forma controlada y auditable.
Paso 5: Normaliza nombres y metadatos (la búsqueda deja de ser un casino)
Si tu archivo depende de que la gente “recuerde” dónde guardó algo, seguirá habiendo caos.
Nomenclatura (ejemplo)
AAAA-MM-DD_TipoDoc_Tercero_Asunto_Vx.ext
Ejemplos:
- 2026-01-09_FacturaRecibida_ProveedorX_12345_V1.pdf
- 2025-11-20_ContratoCliente_ClienteY_ServiciosOCR_VF.pdf
Reglas mínimas:
- Fechas en formato ISO (AAAA-MM-DD)
- Evitar “finalfinal2”
- Usar VF para “versión final” solo cuando haya cierre/aprobación
Metadatos mínimos (si trabaja con un gestor documental)
- Tipo documental
- Proceso / área
- Tercero (cliente/proveedor)
- Fecha documento
- Estado (borrador, enviado, firmado, cerrado)
- Nivel de confidencialidad
- Plazo de conservación / fecha de destrucción
Con esto, incluso un sistema sencillo mejora muchísimo la localización.
Paso 6: Orden físico y digital a la vez (sistema híbrido realista)
Muchas PYMES no pueden “desaparecer el papel” de golpe. Lo eficiente es un modelo híbrido:
- Papel: solo lo legalmente necesario o lo operativo (si aplica)
- Digital: repositorio único para consulta, trazabilidad y acceso
Buenas prácticas:
- Etiqueta archivadores por serie documental + año.
- Crea una “bandeja de entrada” física y otra digital.
- Define un momento fijo semanal para clasificar y cerrar.
Paso 7: Digitalización inteligente (prioriza impacto, no volumen)
Digitalizar “todo” suele fallar. Empieza por lo que:
- se busca más,
- genera más incidencias,
- tiene más riesgo (plazos, inspecciones, litigios),
- se comparte con terceros.
Recomendaciones prácticas:
- Estandariza formato (por ejemplo, PDF) y evita fotos sueltas.
- Asegura legibilidad y consistencia.
- Usa OCR para que el texto sea buscable (especialmente facturas, contratos y albaranes).
- Define qué se considera “original” y dónde queda.
La AEAT admite conservación por medios electrónicos siempre que se garantice autenticidad, integridad, legibilidad y acceso sin demora.
Paso 8: Permisos, seguridad y RGPD (sin frenar el trabajo)
El caos documental también es un caos de accesos: “todo el mundo ve todo”.
Buenas prácticas:
- Acceso por rol, no por persona.
- “Necesidad de saber” en RR. HH., nóminas, sanciones, salud, etc.
- Registro de accesos (si la herramienta lo permite).
- Copias de seguridad verificadas.
- Plan de eliminación/bloqueo cuando toca (alineado con el principio de limitación del plazo).
Para PYMES, la AEPD ofrece recursos y herramientas de apoyo (incluida FACILITA_RGPD para ciertos tratamientos de bajo riesgo), útiles para ordenar cumplimiento y documentación asociada.
Paso 9: Implantación en 3 olas (evite el “gran cambio”)
Ola 1 (semana 1): Quick wins
- Un repositorio único (aunque sea una carpeta estructurada)
- Normalización de nomenclatura
- 10 tipos documentales críticos
- Bandeja de entrada + regla de “cierre”
Ola 2 (semanas 2–4): Sistema estable
- Cuadro de clasificación completo
- Tabla de retención básica
- Roles y permisos
- Procedimiento escrito de archivo (1–2 páginas)
Ola 3 (mes 2 en adelante): Escalado
- Digitalización priorizada
- Automatización (captura desde email/ERP)
- Indicadores
- Evaluación de herramienta de gestión documental si procede
Paso 10: Mantenimiento y métricas (para que no vuelva el caos)
Revisa trimestralmente:
- % documentos archivados en su ubicación “oficial”
- Tiempo medio de búsqueda (objetivo: < 1 minuto)
- Nº de duplicados detectados
- Incidencias por “versión incorrecta”
- Expurgos realizados según calendario
Si mides esto 90 días, verá exactamente dónde se rompe el sistema.
Plan de 30 días (práctico)
Semana 1
- Diagnóstico + responsables
- Repositorio único y estructura base
Semana 2
- Clasificación por procesos
- Nomenclatura aplicada a lo crítico
Semana 3
- Tabla de retención 4/6/10 por series principales
- Permisos por rol
Semana 4
- Migración de documentos críticos
- Procedimiento interno y formación breve (30–45 min)
Checklist rápida (para saber si va bien)
- Existe un “lugar oficial” donde se guarda lo importante
- Cualquier documento crítico se encuentra en < 60 segundos
- Las facturas y justificantes están ordenados por año/serie
- Hay una regla clara de versiones (borrador / final)
- Se conoce qué se puede eliminar y cuándo
- RR. HH. y documentación sensible tienen acceso restringido
- Hay copias de seguridad y se han probado
Preguntas frecuentes
¿Empiezo por el papel o por lo digital?
Empieza por el flujo (cómo entra el documento), no por el soporte. Si controlas entrada, clasificación y cierre, el archivo empieza a ordenarse solo.
¿Qué hago con “documentos sueltos” en correos?
Convierte el correo en canal de entrada, no en archivo. Regla práctica: si el documento importa, se descarga, se nombra y se guarda en el repositorio oficial con su debida serie.
¿Cuánto tiempo debo conservar facturas y libros?
Como regla general: facturas vinculadas a obligaciones tributarias, 4 años (prescripción), y documentación mercantil/libros 6 años, con posibles excepciones (p. ej., determinados créditos fiscales hasta 10 años).
Cuando este sistema ya funciona, el siguiente paso natural
Una vez tiene clasificación, reglas y responsables, suele aparecer una necesidad: automatizar (captura desde email/ERP), indexar mejor, controlar versiones, auditoría de accesos, y escalar la digitalización sin perder trazabilidad.
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