La realidad es que cada vez más empresas escanean facturas, contratos, historiales de clientes o expedientes y los guardan en formato digital. Es cómodo, ahorra espacio y tiempo… pero también abre una pregunta clave: ¿están realmente seguros esos documentos digitalizados?
Cuando esos documentos contienen datos personales (DNI, salud, datos financieros, etc.), en España debes cumplir el RGPD (Reglamento (UE) 2016/679) y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD), que exigen aplicar medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger la información.(BOE)
En este artículo vamos a ver, con un lenguaje sencillo, qué debes tener en cuenta para garantizar la seguridad de tus documentos digitalizados y reducir riesgos legales.
Qué significa “seguridad de los documentos digitalizados”
Cuando hablamos de seguridad en documentos digitalizados, no se trata solo de evitar “hackeos” o pérdidas de información. La normativa y las guías de la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) hablan de proteger varios aspectos clave:(AEPD)
- Confidencialidad: solo las personas autorizadas pueden acceder al documento.
- Integridad: el documento no se modifica de forma indebida (ni por error ni por manipulación).
- Disponibilidad: el documento está accesible cuando se necesita (no se pierde por un fallo, incendio, robo, etc.).
- Trazabilidad: se puede saber quién ha accedido, cuándo y qué ha hecho.
La seguridad, por tanto, no es solo “poner una contraseña”. Es gestionar el ciclo completo del documento: desde que se escanea hasta que se destruye, pasando por quién lo consulta, dónde se guarda y cómo se comparte.
Normativa aplicable en España: RGPD, LOPDGDD y ENS
Si tus documentos digitalizados contienen datos personales, debes tener en cuenta principalmente:
- RGPD (Reglamento General de Protección de Datos – UE 2016/679)
Establece principios como minimización de datos, limitación del plazo de conservación y seguridad apropiada (art. 32: “seguridad del tratamiento”) - LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018)
Adapta el RGPD a España y concreta las obligaciones para empresas y profesionales en materia de protección de datos. - Esquema Nacional de Seguridad (ENS)
De aplicación obligatoria en el sector público, pero cada vez más usado como referencia de buenas prácticas por proveedores tecnológicos que tratan datos de Administraciones y entidades que prestan servicios públicos. Está regulado por el Real Decreto 311/2022.
Además, la AEPD publica guías de análisis de riesgos y medidas de seguridad que ayudan a decidir qué controles implantar en función del tipo de datos y del contexto.(AEPD)
La clave es entender que no hay una única solución mágica: la normativa te pide que analices los riesgos y apliques medidas proporcionales.
Medidas clave para proteger tus documentos digitalizados
1. Analiza riesgos y clasifica la información
Antes de “poner parches”, es fundamental saber qué documentos tienes y qué riesgos conllevan.
- Haz un inventario: tipos de documentos (facturas, historiales, contratos, expedientes…), dónde se guardan y quién accede.
- Clasifícalos por sensibilidad (datos identificativos, financieros, salud, menores, etc.).
- Pregúntate: ¿qué pasaría si estos documentos se filtran, se modifican o se pierden?
Las guías de la AEPD recomiendan precisamente este enfoque de gestión de riesgos y evaluaciones de impacto para decidir qué medidas son razonables y necesarias.(AEPD)
2. Control de accesos: que no todo el mundo pueda verlo todo
Uno de los errores más frecuentes es que “todo el mundo tiene acceso a todo”.
Buenas prácticas:
- Definir roles y permisos: por ejemplo, administración ve facturas, RRHH ve expedientes de personal, dirección ve información global, etc.
- Aplicar el principio de mínimo privilegio: cada persona accede solo a lo que necesita para su trabajo.
- Proteger el acceso con autenticación (contraseñas fuertes, doble factor si es posible).
- Registrar accesos y acciones para poder revisar quién vio o modificó qué.
3. Cifrado: proteger la información, aunque alguien acceda a ella
El cifrado es una de las herramientas más eficaces:
- En tránsito: cuando los documentos se envían o consultan por internet, deben ir por conexiones cifradas (HTTPS/TLS).
- En reposo: los documentos guardados en servidores, nubes o dispositivos deben estar cifrados, de forma que, si hay un robo de equipo o acceso no autorizado al disco, la información siga protegida.
Las recomendaciones del ENS y de guías sobre seguridad TIC insisten en el uso de protocolos y certificados de seguridad adecuados para proteger sistemas y datos.(Portal del Ministerio de Economía)
4. Copias de seguridad y plan de recuperación
La disponibilidad es tan importante como la confidencialidad:
- Establece copias de seguridad automáticas y periódicas.
- Guarda las copias en ubicaciones separadas (por ejemplo, otra nube o centro de datos).
- Define un plan de recuperación: qué hacer y en qué orden si hay un fallo, ataque de ransomware, incendio, etc.
- Prueba el plan: una copia de seguridad que nunca se ha restaurado es una promesa, no una garantía.
5. Gestión de proveedores: no todos los softwares son iguales
Si utilizas una plataforma externa para gestionar tus documentos (como un sistema de gestión documental, almacenamiento en la nube, etc.), estás trabajando con un encargado del tratamiento. El RGPD y la LOPDGDD exigen:(BOE)
- Contrato de encargado del tratamiento con cláusulas claras sobre seguridad, confidencialidad y subencargados.
- Verificar que el proveedor aplica medidas de seguridad adecuadas (certificaciones, ubicación de los servidores en la UE, etc.).
- Asegurarte de que puedes ejercer tus obligaciones (atender derechos de los interesados, eliminar o devolver datos, etc.).
6. Personas formadas: el eslabón más débil… o el más fuerte
Muchas brechas de seguridad llegan por errores humanos (envíos a destinatario equivocado, descarga de malware, uso de contraseñas débiles, etc.). Las empresas españolas se enfrentan cada vez a más exigencias y sanciones en protección de datos, en gran parte asociadas a fallos organizativos y de formación.(Cinco Días)
Recomendaciones:
- Formar regularmente al personal en buenas prácticas de seguridad y protección de datos.
- Establecer políticas claras: uso del correo corporativo, dispositivos móviles, almacenamiento en la nube, etc.
- Explicar de forma sencilla las consecuencias de un incidente (para la empresa y para las personas afectadas).
Buenas prácticas específicas en proyectos de digitalización documental
Además de las medidas generales, en la fase de digitalización hay algunos puntos clave:
- Evitar “islas” inseguras en el escaneado
- No dejes documentos escaneados temporalmente en el escritorio del ordenador o en la memoria del escáner sin protección.
- Configura el proceso para que el documento pase directamente a un repositorio seguro (gestor documental, nube cifrada, etc.).
- Definir plazos de conservación y borrado seguro
- No acumular documentos “para siempre” por costumbre. El RGPD y la LOPDGDD exigen limitar el plazo de conservación al mínimo necesario.(usercentrics.com)
- Implantar políticas de borrado o anonimización cuando ya no sea necesario conservar el documento.
- Garantizar la integridad de los documentos importantes
- Para documentos sensibles (contratos, consentimientos, actas, etc.), puede ser recomendable usar mecanismos de firma electrónica y sellado de tiempo que faciliten probar que no se han modificado.(Camerfirma)
- Controlar el acceso desde fuera de la oficina
- Si el personal accede a documentos desde casa o en movilidad, usar conexiones seguras (VPN, doble factor, dispositivos corporativos o bien protegidos).
- Cómo puede ayudarte una plataforma como Docuindexa
Una parte importante de la seguridad se consigue eligiendo bien la plataforma donde vas a centralizar tus documentos digitalizados.
En una solución como Docuindexa puedes trabajar, por ejemplo, con:
- Almacenamiento centralizado y cifrado de los documentos digitalizados.
- Control de accesos por roles, para que cada persona solo vea lo que le corresponde.
- Registro de actividad (quién accede a qué, cuándo y qué hace).
- Automatización de plazos de conservación, para ayudar a cumplir el principio de minimización.
- Integraciones seguras con otros sistemas (ERP, CRM, software sectorial), evitando duplicar documentos de forma insegura.
La idea es que la herramienta te ayude a cumplir con las exigencias del RGPD y la LOPDGDD de una forma práctica, reduciendo el riesgo de errores humanos y facilitando evidencias en caso de auditoría.
Checklist rápida: ¿están seguros tus documentos digitalizados?
Puedes usar esta mini lista para evaluar tu situación actual:
- Sé qué tipos de documentos digitalizados tengo y dónde se almacenan.
- He identificado qué documentos contienen datos personales sensibles.
- Tengo roles y permisos definidos, y no todo el mundo accede a todo.
- Uso cifrado en las comunicaciones (HTTPS) y en el almacenamiento.
- Dispongo de copias de seguridad probadas y un plan de recuperación.
- Tengo contratos adecuados con los proveedores que tratan datos.
- Mi personal recibe formación periódica en seguridad y protección de datos.
- Hay políticas de plazo de conservación y borrado seguro de documentos.
- Utilizo una plataforma de gestión documental que me facilita todo lo anterior.
Si varias casillas están sin marcar, es un buen momento para revisar cómo gestionas tus documentos digitalizados y plantearte una solución que combine eficiencia y cumplimiento normativo.
¿Quieres asegurar la gestión de tus documentos digitalizados?
Si quieres reducir riesgos legales, ganar control sobre tu información y facilitar el cumplimiento del RGPD y la LOPDGDD, podemos ayudarte.
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