Seamos directos: en una inspección de protección de datos no basta con “creo que lo hacemos bien”. Lo que cuenta es si puedes demostrarlo con evidencias: documentos, registros, permisos, trazabilidad y procedimientos claros.
La buena noticia es que digitalizar y gestionar bien tu documentación no solo te ahorra tiempo: también te ayuda a tener el control, reducir riesgos y responder con rapidez si te lo piden. En Docuindexa trabajamos precisamente para eso: que tus documentos estén ordenados, accesibles y protegidos, sin depender de carpetas dispersas, correos o archivadores imposibles.
A continuación tienes un checklist de auditoría interna con 10 preguntas. Contesta con sinceridad: sí / no / no estoy seguro. Si hay varios “no”, no pasa nada: mejor verlo hoy que cuando sea tarde.
Cómo usar este checklist (en 10 minutos)
- Si respondes “sí”, intenta añadir una evidencia (“¿dónde está el documento/registro?”).
- Si respondes “no”, anota una acción concreta para corregirlo.
- Si respondes “no estoy seguro”, trátalo como “no” hasta que puedas verificarlo
1) ¿Sabes exactamente qué datos personales tienes y dónde están?
Lo que buscan: inventario real (no imaginario) de datos: clientes, empleados, candidatos, proveedores, leads…
Bien si puedes señalar sistemas, carpetas, correos, ERPs, CRMs y responsables. Riesgo si parte de la información está “repartida” en PDFs sueltos, emails o unidades compartidas sin orden.
Cómo ayuda la gestión documental: centralizar documentos y clasificarlos por tipo/proceso reduce el “no sé dónde está”.
2) ¿Tienes controlado quién accede a qué documentos… y puedes probarlo?
No es lo mismo “solo lo ve administración” que permisos definidos y auditables.
– Bien si existen roles, permisos por carpetas/series y un criterio de mínimos.
– Riesgo si cualquiera puede abrir nóminas, bajas médicas, contratos o expedientes.
Clave en digitalización + gestión: control de accesos por usuario/rol y reducción del “archivo compartido para todo”.
3) ¿Puedes demostrar la base legal y el propósito de cada tratamiento?
En una inspección importa que puedas explicar por qué tratas datos y para qué.
– Bien si tus tratamientos están vinculados a procesos claros (contratación, facturación, RRHH…).
– Riesgo si guardas datos “por si acaso” o sin finalidad definida.
Gestión documental útil: asociar documentos a procesos y tenerlos versionados evita duplicidades y usos indebidos.
4) ¿Tienes procedimientos claros para ejercer derechos (acceso, rectificación, supresión, etc.)?
Si mañana un cliente pide “elimíname”, ¿sabes qué hacer y cuánto tardas?
– Bien si tienes un procedimiento y puedes localizar toda su documentación rápido.
– Riesgo si necesitas “buscar a mano” en correos, WhatsApp, carpetas sueltas y archivadores.
Aquí la digitalización marca la diferencia: con documentos indexados y buscables, respondes en minutos, no en días.
5) ¿Tienes una política de conservación y eliminación (y se cumple)?
Guardar “para siempre” suele ser un problema.
– Bien si hay plazos por tipo documental y un método para eliminar de forma controlada.
– Riesgo si nunca se depura nada o se conserva sin criterio.
Gestión documental: reglas de retención y ciclos de vida documentales ayudan a cumplir plazos y reducir exposición.
6) ¿La información está protegida en tránsito y en reposo (y hay copias de seguridad)?
No necesitas ser técnico para esta pregunta: lo importante es saber si existe un estándar de seguridad mínimo.
– Bien si hay medidas de seguridad y copias verificables, y un plan de recuperación.
– Riesgo si dependes de un único PC/servidor, o copias “manuales” que nadie revisa.
Digitalización responsable: menos papel perdido, menos USBs, menos adjuntos descontrolados.
7) ¿Puedes detectar y gestionar accesos, cambios y descargas (trazabilidad)?
La trazabilidad es el “cinturón de seguridad” en una auditoría: quién hizo qué y cuándo.
– Bien si puedes revisar accesos y cambios relevantes.
– Riesgo si no hay registros o si los documentos se modifican sin control.
Gestión documental: versionado, registro de actividad y control de cambios.
8) ¿Tienes contratos y garantías con terceros que tratan datos por ti?
Piénsalo: gestoría, hosting, software, mensajería, mantenimiento informático…
– Bien si tienes acuerdos vigentes y sabes qué datos comparte cada proveedor.
– Riesgo si “lo lleva un tercero” pero no hay nada documentado.
Consejo práctico: crea una carpeta (o repositorio) único con contratos, anexos y evidencias por proveedor.
9) ¿Tu equipo sabe qué hacer (y qué no) con documentos que contienen datos personales?
La mayoría de los incidentes vienen por hábitos: reenviar, imprimir, dejar encima de una mesa, adjuntar lo equivocado…
– Bien si hay normas simples, formación básica y un canal para dudas.
– Riesgo si cada persona lo hace “a su manera”.
Digitalizar ayuda: reduce copias, impresiones y versiones paralelas; además facilita trabajar con permisos.
10) ¿Tienes un plan para brechas de seguridad (y podrías actuar hoy)?
Una brecha no es solo un hackeo: también es un envío erróneo, pérdida de un portátil, acceso indebido, etc.
– Bien si existe un procedimiento, responsables y tiempos de actuación definidos.
– Riesgo si la reacción sería improvisada.
Gestión documental: cuanto más controlado está el documento (accesos y trazabilidad), más rápido puedes investigar y acotar.
Resultado rápido: ¿cómo vas?
- 8–10 “sí”: vas bien. Asegúrate de tener evidencias ordenadas.
- 5–7 “sí”: estás en zona gris. Prioriza accesos, trazabilidad y conservación/eliminación.
- 0–4 “sí”: hay riesgo real. Empieza por centralizar documentación y definir permisos.
El punto clave: no es solo cumplir, es poder demostrarlo
Una inspección no se gana con “buenas intenciones”, sino con orden documental, control, trazabilidad y procesos claros. Y ahí la digitalización y la gestión documental son tu mejor aliado.
En Docuindexa te ayudamos a:
- digitalizar documentos para dejar de depender del papel,
- organizar e indexar para encontrar todo en segundos,
- estructurar repositorios por procesos,
- y mejorar el control y la seguridad documental en el día a día.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una auditoría interna de protección de datos?
Una revisión preventiva para detectar fallos y corregirlos antes de una inspección o incidente.
¿Por qué la gestión documental afecta a la protección de datos?
Porque gran parte de los datos personales viven en documentos (contratos, nóminas, facturas, correos, expedientes). Si esos documentos no están controlados, el riesgo sube.
¿Cuál suele ser el mayor problema?
La dispersión: documentos en demasiados sitios sin permisos claros ni trazabilidad.
